UNAIR NEWS – Mahasiswa Kuliah Kerja Nyata – Belajar Bersama Komunitas (KKN-BBK) 5 51动漫 (UNAIR) mengadakan sosialisasi dan pelatihan pengelolaan serta digitalisasi arsip keluarga di Desa Kemiri, Pacet, Mojokerto. Kegiatan ini bertujuan untuk membantu masyarakat menyimpan dokumen keluarga dengan lebih rapi dan aman.
Acara yang berlangsung pada Sabtu (11/1/2025) di Balai Desa Kemiri ini diikuti oleh 15 warga desa dan 2 perangkat desa. Mereka mendapatkan edukasi langsung mengenai pentingnya mengelola dokumen keluarga, seperti akta kelahiran, kartu keluarga, ijazah, dan surat nikah, baik secara fisik maupun digital.
Edukasi dan Pelatihan Arsip Masyarakat
A-isyah Nur Qurrotul橝innii, mahasiswa Ilmu Informasi dan Perpustakaan UNAIR sekaligus penanggung jawab program ini, menjelaskan bahwa masyarakat sering mengalami kesulitan dalam menyimpan arsip keluarga. Banyak dokumen penting yang tercecer, rusak, atau hilang karena sistem penyimpanan yang kurang tertata.
淜ami melihat bahwa banyak warga masih menyimpan dokumen mereka secara sembarangan, sehingga saat dibutuhkan, sulit ditemukan. Oleh karena itu, kami berupaya memberikan solusi dengan mengajarkan cara penyimpanan yang lebih rapi, baik secara manual menggunakan map berlabel maupun digital melalui pemindaian dokumen, ujar A-isyah.
Lebih lanjut, ia menambahkan bahwa penggunaan arsip digital akan sangat membantu masyarakat dalam mengakses dokumen dengan lebih mudah. 淢isalnya, jika suatu saat warga kehilangan dokumen fisik, mereka masih punya salinan digital yang bisa digunakan sementara waktu, tambahnya.
Kegiatan ini tidak hanya berupa seminar, tetapi juga praktek langsung bagaimana cara menyimpan arsip dengan baik. Warga diajak untuk membawa dokumen pribadi mereka dan belajar cara mengelompokkannya sesuai kategori.
Selain itu, tim KKN UNAIR juga memberikan tutorial cara memindai dokumen menggunakan ponsel dan menyimpannya dalam folder digital yang tertata rapi. 淢aterinya dibuat sesederhana mungkin agar mudah dipahami. Tidak semua warga terbiasa dengan teknologi, jadi kami jelaskan langkah-langkahnya satu per satu, ungkap A-isyah.
Antusiasme dan Tantangan di Lapangan
Warga Desa Kemiri menunjukkan antusiasme yang tinggi dalam mengikuti sosialisasi ini. Banyak peserta yang bertanya mengenai metode penyimpanan arsip yang paling efektif, terutama bagi mereka yang memiliki banyak dokumen penting.
Salah satu perangkat desa, yang juga mengikuti kegiatan ini, menyatakan bahwa program ini sangat membantu administrasi keluarga. 淏anyak warga yang kesulitan saat mengurus dokumen karena arsipnya tidak tertata dengan baik. Dengan adanya edukasi ini, mereka jadi lebih paham bagaimana menyimpan dokumen secara aman, ujarnya.
Namun, tim KKN juga menghadapi beberapa kendala, terutama dalam mengatur waktu pelaksanaan. Mayoritas warga Desa Kemiri bekerja sebagai petani dan ibu rumah tangga, sehingga sulit mengumpulkan mereka dalam satu waktu yang sama. Untuk menyiasatinya, kegiatan dijadwalkan pada siang hari setelah warga selesai beraktivitas di ladang.
Dukungan Dosen dan Harapan Keberlanjutan
Kegiatan ini mendapatkan dukungan penuh dari dosen pembimbing, Faisal Fahmi SPd MSc PhD yang turut memberikan arahan dalam penyusunan materi dan strategi penyampaian kepada warga. Tim KKN-BBK 5 UNAIR berharap sosialisasi ini dapat memberikan manfaat jangka panjang bagi masyarakat Desa Kemiri. Mereka juga berencana untuk melakukan sosialisasi lanjutan agar warga lebih terbiasa dalam menerapkan sistem pengelolaan arsip yang lebih baik.
淜ami berharap warga bisa menerapkan ilmu yang sudah diberikan. Harapan ke depannya, masyarakat bisa lebih sadar akan pentingnya mengelola dokumen keluarga secara tertata, sehingga tidak mengalami kesulitan saat membutuhkan dokumen tersebut, pungkas A-isyah.
Penulis : Febriana Putri Nur Aziizah
Editor : Khefti Al Mawalia
