Publik telah lama mencermati kinerja aparatur pemerintah di bidang pelayanan seperti Lembaga Pemasyarakatan (Lapas), yang dalam sistem hukum Indonesia mengacu pada fasilitas tempat para narapidana menjalani hukumannya setelah adanya putusan pengadilan. Hal ini dibuktikan dengan banyaknya keluhan masyarakat, terutama mengenai sistem dan prosedur pelayanan yang masih berbelit-belit (birokratis), masa pelayanan yang tidak pasti, informasi pelayanan yang tidak jelas dan ambigu, serta sikap dan perilaku petugas dalam memberikan pelayanan. Dengan berkembangnya teknologi informasi, sistem pelayanan dapat terkomputerisasi sehingga memungkinkan peningkatan pelayanan publik dan pengurangan masalah administrasi. Teknologi informasi sangat penting karena dapat membantu seseorang menjadi lebih fokus dan bekerja lebih efisien, yang pada akhirnya meningkatkan produktivitas dan kinerja pekerjaan mereka. Sejak tahun 2013, Lapas telah memanfaatkan Sistem Database Pemasyarakatan (SDP) sebagai alat bantu kerja petugas dalam menjalankan tugas operasionalnya. SDP merupakan sistem milik Direktorat Jenderal Pemasyarakatan Republik Indonesia. Ini adalah mekanisme pelaporan dan sistem manajemen data terpadu untuk Lapas yang juga berfungsi sebagai bantuan kerja. Sistem ini melibatkan pengumpulan, penyaringan, pengelolaan, penyajian, dan transmisi informasi pemasyarakatan
Pengenalan SDP dapat dilihat sebagai sebuah transformasi digital, yaitu serangkaian tindakan yang dilakukan oleh organisasi dalam menanggapi perubahan dengan memodifikasi kegiatan operasional menggunakan teknologi digital. Transformasi digital yang diterapkan oleh Lapas merupakan respon terhadap kemajuan teknologi yang semakin cepat, karena organisasi yang terdigitalisasi dengan baik akan meningkatkan efektivitas kerja, produktivitas, keterikatan karyawan, dan pertumbuhan pendapatan. Di organisasi publik, penggunaan teknologi digital dapat meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan dengan mengurangi waktu tunggu layanan, meningkatkan transparansi, dan memberikan penyampaian layanan secara lancar di seluruh organisasi.
Hal itu dilakukan karena petugas harus menjaga kinerja yang prima untuk memberikan pelayanan yang prima, padahal jumlah SDM di Lapas lebih sedikit dibandingkan dengan jumlah penghuni yang harus dilayani. Lebih jauh, tantangan di Pulau Sumatera adalah letaknya sebagai pulau perbatasan dengan tingkat kerawanan yang tinggi, serta rasio petugas dan narapidana sebesar 1:11. Bahkan pada 2020, jumlah penduduk meningkat 19 persen, sedangkan jumlah petugas menurun 14,5 persen. Fenomena ini menimbulkan backlog pekerjaan dan peningkatan harapan terhadap pelayanan pemasyarakatan di Sumatera, khususnya untuk Unit Pelaksana Teknis (UPT) Pemasyarakatan yang meliputi bidang Keuangan, Personalia, Perlengkapan, Umum, Tata Usaha, dan Fungsional Umum. Seorang petugas Lapas di Sumatera dapat menggunakan SDP untuk melakukan tugas pelayanan seperti administrasi pendaftaran, sumber daya manusia, keuangan, dan konsolidasi data. SDP memelihara dan melaporkan statistik komprehensif setiap tahanan selama penahanan mereka. Hal ini dapat memperbaiki ketidakefektifan dan ketidakefisienan pengolahan data di masa lalu yang seringkali menghambat pemenuhan hak-hak narapidana.
Dari hasil pengujian yang dilakukan dapat diketahui bahwa, kualitas pengolahan informasi dari SDP sebagai sistem yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan petugas dan kesesuaian informasi yang dihasilkan SDP dengan keinginan atau kebutuhan petugas dalam melaksanakan pekerjaannya, tidak dapat secara langsung mempengaruhi UPT untuk melaksanakan kegiatan yang berkontribusi pada pengembangan inti teknis organisasi melalui penggunaan SDM dalam pekerjaannya. Namun, diperlukan persepsi petugas tentang kemudahan penggunaan SDP yaitu tanpa mengeluarkan tenaga dan persepsi petugas bahwa penggunaan SDP bermanfaat dalam pekerjaannya.
Berkaitan dengan keterbatasan dalam penelitian ini, maka populasi yang digunakan hanya satu kelompok kerja di Lapas yaitu Petugas Unit Pelaksana Teknis (UPT) dimana peneliti selanjutnya dapat melibatkan seluruh pegawai dalam suatu organisasi. Peneliti selanjutnya dapat menggunakan model dalam penelitian ini pada karakteristik objek yang berbeda, seperti jumlah sampel, jenis organisasi, dan hal-hal lain mengenai objek untuk memperkaya temuannya. Selain itu, peneliti selanjutnya juga dapat melakukan penelitian dengan menggunakan teknik analisis yang berbeda dan mengembangkan lebih banyak teori, untuk memperluas dan memperdalam pengetahuan di bidang manajemen sumber daya manusia.
Penulis: Anis Eliyana
Informasi detail dari riset ini dapat dilihat pada tulisan kami di :
(Do system quality and information quality affect job performance? The mediation role of users™ perceptions)
