Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan). Sebagai salah satu aset organisasi, arsip perlu dikelola dengan baik dan benar. Dalam pengelolaan arsip, dibutuhkan seorang arsiparis yang bertugas menyimpan hingga menemukan kembali arsip supaya dapat disajikan dengan cepat dan tepat ketika dibutuhkan.
Pengelolaan arsip bersifat berkesinambungan. Artinya, setiap prosedur dalam manajemen arsip harus dijalankan dengan baik demi kelancaran sistem pengarsipan. Meskipun demikian, masih ditemukan proses yang salah dalam pengelolaan arsip. Pengelolaan yang tidak sesuai prosedur dan tidak efektif mengakibatkan tambahan beban pekerjaan bagi seorang arsiparis.
Manajemen arsip membutuhkan adanya sistem penyimpanan yang baik. Terdapat berbagi macam sistem penyimpanan arsip, diantaranya sistem kronologis, yaitu sistem pengarsipan berdasarkan waktu dokumen diterima atau dikirim. Sistem abjad, yaitu penyusunan arsip menurut susunan abjad. Sistem nomor yang merupakan penyimpanan arsip berdasarkan kode nomor. Sistem geografis, yaitu penyusunan arsip berdasarkan nama tempat, serta sistem subjek, yaitu proses pengelolaan arsip berdasarkan isi dokumen (Akmal & Rahmah, 2020).
Penyimpanan arsip di Bagian Tanaman Kantor Pusat PT Perkebunan Nusantara X menggunakan sistem klasifikasi subjek dan wilayah. Kedua sistem ini digunakan dengan tujuan untuk mempermudah proses pencarian dan penataan arsip. Penulis berusaha mengetahui lebih lanjut mengenai kedua sistem ini dengan melakukan wawancara bersama Bapak Sudi Darmoko, selaku arsiparis di Bagian Tanaman Kantor Pusat PT Perkebunan Nusantara X. Berdasarkan penjelasan beliau, khusus untuk sistem klasifikasi subjek, sistem ini memiliki kekurangan karena masih sering ditemukan kesalahan dalam penyimpanan arsip. Kesalahan ini akibat belum adanya sistem yang mengatur penyimpanan arsip berdasarkan isinya. Manajemen penyimpanan arsip kurang baik karena arsip disimpan secara tidak teratur dan tidak memerhatikan isi arsip. Kondisi ini mengakibatkan arsiparis seringkali mengalami kesulitan dalam mengidentifikasi dan memilah arsip. Selain itu, peminjaman arsip dilakukan tanpa adanya formulir peminjaman, sehingga arsiparis kesulitan melakukan pengecekan riwayat peminjaman arsip.
Lebih lanjut, Bapak Sudi Darmoko selaku arsiparis juga menyebutkan bahwa peminjaman arsip tanpa prosedur yang tepat dapat mengakibatkan arsip yang dipinjam bisa saja tidak kembali setelah dipinjam. Terlebih lagi ketika pandemic, disaat karyawan bekerja secara Work from Home dan Work from Office secara bergantian. Hal ini menyulitkan arsiparis dalam menemukan Kembali Ketika karyawan tersebut sedang WFH, karena tidak bisa ditemui secara langsung. Metode peminjaman ini perlu diperbaiki demi menjaga keamanan arsip sekaligus mempermudah tugas arsiparis. Berdasarkan pemaparan situasi dan kondisi pengelolaan arsip di Bagian Tanaman Kantor Pusat PT Perkebunan Nusantara X. Penelitian ini bertujuan untuk membuat suatu prosedur peminjaman arsip pada bagian tanaman Kantor Pusat PT Perkebunan Nusantara X.
Penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif dengan metode deskriptif. Menurut Creswell (2012), penelitian kualitatif adalah sarana untuk menggali dan memahami makna kelompok atau individu yang dianggap berasal dari masalah sosial manusia. Proses penelitian melibatkan prosedur dan pertanyaan yang muncul; mengumpulkan data dalam pengaturan peserta; menganalisis data secara induktif, membangun dari tema khusus ke tema umum; dan membuat interpretasi dari makna data. Lokasi yang dijadikan objek penelitian adalah Kantor Pusat PT Perkebunan Nusantara X yang beralamat di Jalan Jembatan Merah No. 3-11, Surabaya 60175, Jawa Timur, Indonesia. Penelitian ini akan mendeskripsikan hasil observasi dan memberikan gambaran tentang permasalahan yang terjadi selama penelitian ini khususnya mengenai pengelolaan arsip khususnya peminjaman arsip pada Bagian Pabrik PT Perkebunan Nusantara X. Observasi digunakan untuk menambah dan melengkapi data dari pendataan melalui wawancara secara langsung kepada Bapak Sudi Darmoko selaku arsiparis dan melakukan pengamatan secara langsung dilapangan tentang kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman arsip untuk membandingkan data dan uji validitas. Selain itu juga dilakukan dokumentasi. Menurut Hasibuan & Salim (2021) dokumentasi adalah cara pengumpulan data yang menghasilkan catatan-catatan penting terkait masalah yang dihadapi untuk mendapatkan data yang lengkap, dan bukan berdasarkan pemikiran. Hasil dokumentasi adalah data berupa peraturan tertulis, dokumen, risalah rapat, dan foto kegiatan administrasi yang mendukung metode penelitian.
PT Perkebunan Nusantara X atau biasa dikenal dengan PTPN X menurut Profil Perusahaan (2021), merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang perkebunan, dengan produk utamanya adalah gula kristal putih dan tembakau. Pengamatan awal dilakukan dengan pengamatan langsung. Hasil observasi menunjukkan adanya ketidakefektifan dalam peminjaman arsip. Ketidakefektifan ini terjadi karena belum adanya prosedur peminjaman arsip, khususnya pencatatan arsip/rekaman arsip yang sesuai.
Penulis: Erindah Dimisyqiyani, Nissa Amandhea Wahyudjati, Amaliyah
Link Jurnal:
