Dibawah naungan , 51动漫 terdapat jurusan yang memiliki sebuah organisasi bernama Himpunan Mahasiswa atau biasa disingkat sebagai Hima yang bernama “アイルランガ大学人文学部日本語日本文学科?日本語日本文学科学生会” yang berarti Himpunan Mahasiswa Bahasa dan Sastra Jepang Fakultas Ilmu Budaya 51动漫 yang kemudian disingkat Niseikai. Kabinet Hima Niseikai pada periode Tahun 2024/2025 ini membawakan sebuah tema “ASAHI 朝日” yang berarti “matahari pagi” dengan melambangkan awal kelanjutan baru untuk pertumbuhan dan kebersamaan bersama matahari yang menyinari dan terus menemani melalui banyak cara. Kabinet Asahi juga memiliki sebuah logo yang melambangkan “不死鳥 Fuschichou” atau “burung phoenix” yang bermakna kebangkitan, harapan, dan keberlanjutan, yang sejalan dengan konsep “matahari pagi”.
Demi mencapai tujuan dan kesuksesan untuk mewujudkan harapan dalam prodi Bahasa dan Sastra Jepang, tentunya Hima Niseikai memerlukan tenaga serta ide yang disatukan dengan membentuk Badan Struktur yang diketuai oleh Ketua Himpunan sebagai penyatu dari segala struktur yang dibantu oleh Wakil Ketua Himpunan. Selanjutnya terdapat, Unit Quality Control untuk memastikan Hima Niseikai dapat berjalan sesuai standar dengan cara mengawasi setiap Departemen dan Badan Pengurus Inti. Lalu, terdapat Sekretaris yang bertugas untuk mencatat dan membuat dokumen sebagai bukti capaian target organisasi, berdampingan dengan Bendahara, Bendahara memastikan keuangan dalam organisasi dapat tersalurkan dengan baik dari segi pemasukkan maupun pengeluaran.
Hima Niseikai juga memerlukan Departemen-departemen sebagai wadah penampungan yang berbeda seperti Education and Potential Development yang bertugas untuk mengembangkan potensi pengetahuan serta keterampilan secara edukatif. Lalu, Department Interest and Talent Development berfokus pada menemukan potensial di bidang akademik maupun non akademik yang berawal dari ketertarikan atau sebuah hobi yang bisa dijadikan talenta atau prestasi. Lalu, ada Department Fund and Allies membantu untuk mencari sumber keuangan dengan menyediakan Dana Usaha dengan bentuk pemenuhan konsumsi atau juga dalam bentuk koleksi yang dapat diperjualbelikan. Selanjutnya terdapat Department Human Resources and Development yang berkomitmen untuk mengembangkan potensi prodi dari pelatihan hingga kaderisasi, membantu untuk terus tumbuh dan bersinar layaknya Asahi.
Department Advocacy and Proficiency sedia untuk meningkatkan sosialisasi dalam prodi untuk membukakan tempat bersuara bagi prodi sebagai hak-hak mahasiswa untuk menciptakan ruang lingkup yang positif. Selanjutnya, Departemen yang bertugas untuk menyalurkan ide kreativitas melalui sebuah media online dengan menyediakan konten juga branding yaitu Department Media & Branding. Lalu, Hima Niseikai juga memiliki klub-klub yang berada dibawah naungan Department Interest and Talent Development yaitu klub futsal, basket, dance cover, yosakoi, dokyushokai, animanga, badminton, dan game online.
Berkesempatan untuk bermagang di Hima Niseikai bermula ketika saya menjadi mahasiswa baru 51动漫 dibawah naungan Fakultas Ilmu Budaya, disini saya mendapatkan Ilmu bahwa perlunya sebuah pengamatan pada lingkungan sehari-hari saya untuk menelaah sebuah budaya yang terjadi pada sekitar. Mengetahui adanya pembukaan peserta Magang Hima Niseikai dalam prodi, sebagai orang yang selalu penasaran dengan berjalannya sebuah Organisasi, saya melakukan wawancara dengan Ketua Unit Quality Control (QC) yang menjelaskan begitu banyak jawaban yang sepemikiran dengan diri saya. Hal ini membuat saya tertarik untuk dapat bergabung dalam Hima Niseikai pada Unit QC. Unit ini bertanggungjawab untuk mengawasi serta memastikan seluruh kegiatan dalam Hima Niseikai dapat dilaksanakan dengan memenuhi standar tertinggi dan ideal secara kolaboratif dan inovatif. Demi mewujudkan hal tersebut saya ingin mengetahui bagaimana kinerja Unit QC untuk mengatur serta mengawasi sebuah Organisasi yang memiliki berbagai macam ide serta kebiasaan yang berbeda dari kabinetnya.
Melalui pengamatan saya sebagai bagian dari Magang Unit QC yang memiliki tingkatan tinggi dalam Hima Niseikai membuat saya memikirkan banyak hal, seperti evaluasi dan solusi apa yang perlu disampaikan demi menyukseskan sebuah proker dan pelajaran apa yang perlu diambil agar dapat mempertahankan atau mengembangkan kualitas organisasi pada periode berikutnya. Hal ini-pun saya konsultasikan kepada Koordinator serta Staff Unit QC yang membantu untuk membuka insight pemikiran saya dalam masalah. Saya dapat mengetahui bagaimana proyek kerja yang telah dibentuk sedari awal dapat berjalan hingga sekarang.
Unit QC memiliki beberapa proyek kerja berupa “Bonding Staff Asahi” yang sebelum dimulai proyek tersebut diperlukan sebuah Rapat Inti Departemen untuk membahas hal yang perlu diperbaiki dalam aspek departemen terlebih dahulu, lalu menyatakannya dalam Rapat Besar demi mempererat hubungan serta komunikasi antar anggota Hima Niseikai. Unit QC mengadakan sebuah kegiatan sebulan sekali dengan melakukan FGD (Forum Group Discussion) yang berdurasi 30 menit setiap sebelum rapat besar dengan membahas isu-isu terkini dari Staff Kabinet Asahi yang dikumpulkan melalui padlet dan juga akan diingatkan pada “Reminder Akhir Bulan” untuk Staff Hima Niseikai menyampaikan perasaan serta tanggapan mengenai lingkungan kerja secara bebas dan anonim, setelah dikumpulkan akan ada diskusi terlebih dahulu dari Unit QC untuk menyaring isu yang perlu dibahas pada FGD.
Lalu, Unit QC juga mengadakan “Monitoring Staff” yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja seluruh Departemen Hima Niseikai yang berlangsung pada satu periode penuh dengan menggunakan sistem penilaian berdasarkan standar yang telah ditetapkan. Penilaian tersebut dapat dilihat dalam “transparansi penilaian” yang dilakukan setiap 3 bulan sekali sebagai tindak lanjut dari hasil monitoring. Evaluasi akan dilakukan ketika terdapat staff atau departemen dengan nilai dibawah 75% secara berturut-turut, evaluasi tersebut dilakukan secara tertutup demi kenyamanan bersama dan profesionalitas dengan tidak mengganggu internal dari pihak yang bersangkutan.
Magang Hima Niseikai telah memberikan kesempatan kepada saya untuk mengenal bagaimana organisasi ini dapat berjalan dengan baik, seperti bersifat profesional dan tidak hanya mengevaluasi namun juga mencarikan sebuah solusi. Tidak banyak yang bisa saya tuangkan dalam artikel ini, namun selain dari pengalaman itu semua, disini saya memiliki sebuah keluarga baru yang mampu mengajarkan kepada saya, tidak hanya wawasan namun juga sebuah kenangan yang hangat. Senang rasanya memiliki rumah kecil bernama Unit QC dan bagian dari Magang Hima Niseikai.
Azkia Putri Ramadhany | 125251092 | Unit Quality Control
